Si comenzaste a facturar electrónicamente, seguramente te encontraste con el término e-Factura.

Muchas personas saben que existe, pero no tienen claro:

• qué es una e-Factura,

• para qué sirve,

• cuándo corresponde usarla,

• qué diferencia tiene con un e-Ticket.

En esta guía te explicamos todo de forma simple.

¿Qué es una e-Factura?

La e-Factura es un comprobante electrónico que documenta una venta de bienes o una prestación de servicios.

Cada vez que una empresa realiza una venta corresponde emitir una factura, la e-Factura es el comprobante que registra esa transacción de forma válida ante DGI.

Es el equivalente electrónico de la antigua factura en papel, que se completaba a mano.

La e-Factura se genera a través de un sistema de facturación electrónica autorizado por DGI, ya que debe cumplir ciertos requisitos establecidos. No se puede realizar una e-Factura sin utilizar un sistema de facturación electrónica autorizado por DGI.

¿Para qué sirve una e-Factura?

La e-Factura es un documento que deja constancia formal de una operación comercial, que puede ser una venta de un producto o servicio.

Por ejemplo:

• venta de mercadería.

• prestación de servicios profesionales, como los prestados por abogados, escribanos, arquitectos, contadores, entre otros.

• prestación de servicios de desarrollo de software.

• prestación de otros servicios que no sean no profesionales, como reparación, instalación, diseño, entre otros.

• trabajos de construcción.

• entre otros.

Además de dejar constancia de la operación, la e-Factura permite que el cliente cuente con la documentación necesaria para sus registros contables y fiscales.

En los casos que corresponda, también puede utilizarse para respaldar créditos fiscales, como la deducción del IVA incluido en la factura.

¿Cuándo corresponde emitir una e-Factura?

La e-Factura se utiliza cuando el cliente es una empresa y necesita que la compra del producto o contratación del servicio quede identificada con su RUT.

Algunos ejemplos de situaciones en las que corresponde emitir una e-Factura son:

• Una empresa Unipersonal y le presta servicios de marketing a otra empresa.

• Un médico con empresa Unipersonal presta servicios a un centro de salud.

• Un restaurante factura un almuerzo empresarial y la empresa le solicita el comprobante con RUT.

• Un comercio vende mercadería a una empresa que solicita la factura con RUT.

¿Qué diferencia hay entre una e-Factura y un e-Ticket?

La diferencia entre una e-Factura y un e-Ticket es quién realiza la compra.

e-Factura

La e-Factura se utiliza cuando la venta se realiza a una empresa, es decir, cuando el cliente es empresa. El comprobante debe contener los datos de identificación fiscal de la misma:

• Número de RUT.

• Razón social.

• Domicilio.

Ejemplo: Una empresa compra uniformes para sus empleados. → Lo habitual es emitir una e-Factura.

e-Ticket

El e-Ticket se utiliza cuando la venta se realiza a consumidor final, es decir, cuando el cliente es una persona que compra un producto o servicio para uso personal.

En estos casos, generalmente no es obligatorio identificar al comprador, salvo situaciones particulares previstas por DGI en función del monto de la venta.

Ejemplo: Una persona compra ropa para uso personal. → Lo habitual es emitir un e-Ticket.

Seguramente te haya pasado alguna vez que, al realizar una compra, el cajero o vendedor te pregunte: ”¿Precisa factura con RUT?”. La pregunta no es casual, le permite determinar qué tipo de comprobante debe emitir en el sistema de facturación electrónica: e-Factura o e-Ticket.

¿Qué significa que una e-Factura precisa CAE?

Para poder emitir una e-Factura no alcanza con tener un sistema de facturación electrónica. Además, la empresa debe contar con una autorización otorgada por DGI denominada CAE (Constancia de Autorización para la Emisión).

De forma simple, el CAE es el permiso que otorga DGI para emitir comprobantes electrónicos.

Cada CAE (constancia) establece:

• Qué tipo de comprobante se puede emitir.

• Qué numeración puede utilizarse.

• Hasta qué fecha es válida la autorización.

De manera simplificada, imaginá que el CAE funciona como una libreta de comprobantes autorizada por DGI, la cual indica: “la empresa A puede emitir e-Facturas desde el número X hasta el número Y, y la autorización es válida hasta el DD/MM/AAAA”.

Estos son los errores más frecuentes que hemos visto en la práctica que cometen los usuarios del sistema de facturación electrónica:

• Tratar de emitir una e-Factura sin haber solicitado CAE a DGI para ese tipo de comprobante.

• Intentar emitir una e-Factura sin haber cargado el CAE en el sistema de facturación.

• Tratar de emitir una e-Factura con un CAE vencido.

• Intentar emitir una e-Factura habiendo agotado todo el rango de numeración autorizada por el CAE.

Por estos motivos es importante controlar periódicamente los vencimientos y la disponibilidad de numeración para cada tipo de comprobante.

Si quieres profundizar sobre este tema, podés consultar nuestra guía completa sobre qué son los CAE y nuestro instructivo paso a paso para solicitar CAE en DGI.

¿Se puede corregir o anular una e-Factura emitida?

No. Una vez emitida la e-Factura, no puede modificarse ni eliminarse.

Los comprobantes electrónicos deben conservar su información original para mantener la trazabilidad de las operaciones y evitar que sean adulterados.

Si una e-Factura contiene un error en la información indicada o debe anularse, la corrección se realiza mediante otros comprobantes electrónicos especialmente diseñados para ese fin.

Los comprobantes que se pueden emitir para corregir o anular una e-Factura son:

• Nota de Crédito de e-Factura.

• Nota de Débito de e-Factura.

Por eso es importante revisar la información antes de confirmar la emisión de una e-Factura.

¿Qué información recibe el cliente?

Cuando se emite una e-Factura, es importante hacer llegar una copia al cliente para que pueda consultar la información de la operación y conservarla en sus registros.

Sin perjuicio de que el cliente podrá consultar en su sistema de facturación electrónica las e-Facturas que se hayan recibido para su RUT. Ya que la e-Factura es reportada dentro del sistema de facturación electrónica y queda asociada al RUT del cliente informado en el comprobante.

Dependiendo del sistema de facturación electrónica utilizado, el envío de la e-Factura al cliente puede realizarse de forma manual o automática. Por ejemplo, en Bill puedes configurar el envío automático por correo electrónico para que cada factura se envíe al cliente inmediatamente después de ser emitida, evitando tener que descargarla y enviarla manualmente en cada oportunidad.

Preguntas frecuentes sobre la e-Factura

¿Una e-Factura tiene validez legal?

Sí. Tiene validez fiscal siempre que haya sido emitida a través de un sistema de facturación electrónica autorizado y cumpliendo los requisitos establecidos por DGI.

¿Puedo hacer una e-Factura usando Word, Excel, Canva o similar?

No. Una e-Factura no es simplemente un documento con formato PDF. Detrás de cada comprobante electrónico existen una serie de controles y procesos exigidos por DGI que deben cumplirse al momento de la emisión.

Por ejemplo, un sistema de facturación electrónica autorizado:

• Firma digitalmente cada comprobante utilizando el certificado digital de la empresa.

• Genera un identificador único para cada documento emitido.

• Reporta la información a DGI.

• Genera el código QR que permite validar el comprobante.

• Controla la numeración autorizada mediante los CAE.

• Verifica que el documento cumpla los requisitos exigidos para su emisión.

Por este motivo, crear una factura en Word, Excel, Canva o cualquier otra herramienta similar no equivale a emitir una e-Factura válida.

¿Puedo emitir una e-Factura a una persona física?

No. La e-Factura se usa únicamente para operaciones entre empresas. Si tu cliente es una persona que realiza una compra para uso personal, corresponde emitir un e-Ticket.

¿Puedo anular una e-Factura?

No directamente. Una vez emitida, una e-Factura no puede modificarse ni eliminarse. Si existe un error, debe emitirse una Nota de Crédito o Nota de Débito para modificar total o parcialmente la operación.

¿La e-Factura reemplaza a la factura en papel?

Sí. La e-Factura es el equivalente electrónico de la factura tradicional. Actualmente la mayoría de las empresas deben utilizar facturas electrónicas, ya no se utilizan facturas que se completan a mano.

¿Qué pasa si me equivoco al ingresar el RUT del cliente?

Si emites una e-Factura con un RUT incorrecto, el comprobante quedará asociado a otra empresa. En este caso debes:

1. Emitir una Nota de Crédito al mismo RUT utilizado por error para anular la e-Factura emitida.

2. Emitir una nueva e-Factura con los datos correctos del cliente.

Conclusión

La e-Factura es uno de los comprobantes más utilizados dentro del sistema de facturación electrónica en Uruguay.

Aunque pueda parecer compleja al principio, en la práctica su función es simple: documentar formalmente una venta de productos o prestación de servicios cuando el cliente es una empresa y necesita ser identificado mediante su RUT.

Contar con un sistema de facturación que tenga una buena estructura visual, sea fácil de entender y agilice la emisión, ayuda a reducir errores, ahorrar tiempo y simplificar el proceso.

Si estás evaluando comenzar a facturar electrónicamente o querés conocer cómo funciona la emisión de e-Facturas en la práctica, te invitamos registrarte en Bill y explorar la plataforma por dentro.

En Bill creemos que la mayoría de las empresas no tienen únicamente un problema de facturación. Tienen un problema de administración.

Facturación, clientes, proveedores, productos, stock, contabilidad, suelen estar repartidos entre distintas herramientas y planillas.

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