Si tenés una empresa en Uruguay y utilizás facturación electrónica —o estás por hacerlo—, seguramente escuchaste hablar de los CAE. Este término puede sonar técnico, pero es sencillo y es fundamental entenderlo para utilizar un sistema de facturación electrónica. En este artículo te explicamos de forma clara y completa qué son los CAE, para qué sirven, cómo se solicitan a DGI y todo lo que necesitás saber para gestionar correctamente la facturación electrónica de tu negocio.

¿Qué son los CAE?

CAE es la sigla de Constancia de Autorización para la Emisión de comprobantes fiscales electrónicos. Se trata de un archivo digital, en formato XML, que la DGI genera electrónicamente para autorizarte a emitir facturas electrónicas con una numeración específica.

Sin este permiso, este archivo, tu sistema de facturación electrónica no puede asignar números válidos a los comprobantes que emitís. En otras palabras: sin CAE, no podés facturar electrónicamente.

¿Para qué sirven los CAE?

El CAE cumple varias funciones clave en el sistema de facturación electrónica:

Control de la numeración oficial

Cada archivo CAE contiene un rango de números consecutivos que la DGI te autoriza a utilizar para un tipo específico de comprobante (e-Factura, e-Ticket, Nota de Crédito, etc.). Estos números son únicos y no pueden repetirse, lo que garantiza la trazabilidad de todas tus operaciones.

Validez fiscal de tus comprobantes

Todos los comprobantes electrónicos que emitas deben estar respaldados por un CAE vigente. Cuando generás una factura electrónica, tu sistema asigna un número del rango autorizado y envía el comprobante a la DGI para su validación. Solo así el documento tiene validez legal y tributaria.

Características principales del CAE

Información del CAE

El CAE es un archivo con un formato estandarizado que la DGI emite y firma electrónicamente para garantizar su autenticidad. Contiene información como:

• RUT del emisor

• Tipo de comprobante autorizado (e-Factura, e-Ticket, e-Resguardo, etc.)

• Rango de numeración autorizado (número inicial y final)

• Serie del comprobante

• Número de autorización único

• Fecha de emisión del CAE

• Fecha de vencimiento (vigencia de 2 años para su uso)

Un CAE por cada tipo de comprobante

Se debe solicitar una autorización diferente para cada tipo de CFE que necesites emitir. Por ejemplo:

• Un CAE para e-Facturas

• Otro para e-Tickets

• Otro para Notas de Crédito de e-Factura

• Y así sucesivamente

Vigencia de dos años

Los CAE tienen una validez de 2 años desde su emisión. Al vencimiento del plazo, los números no utilizados deben ser anulados e informados en un reporte por parte del sistema de facturación electrónica. No pueden reutilizarse.

Cantidad mínima solicitada

Al pedir un CAE, el mínimo que podés solicitar son 100 comprobantes. Podés pedir más según las necesidades de tu empresa.

¿Cómo se solicita un CAE?

El proceso para obtener un CAE es 100% online, se realiza desde la página de servicios en línea de la DGI, y te lo otorgan en el momento (no se debe esperar un plazo para que DGI procese la solicitud). Los pasos son los siguientes:

Paso 1: Ingresar a Servicios en Línea

Accedé al sitio web de la DGI (www.dgi.gub.uy) y entrá a Servicios en Línea. Podés ingresar con uno de los siguientes usuarios de identidad digital asociados al titular o representante legal de la empresa:

• Identidad digital Gub.uy

• Identidad digital “TuID” de Antel.

• Identidad digital “ID” de Abitab.

Paso 2: Solicitar el CAE

Una vez dentro, navegá a la sección "Constancias" y seleccioná "eFactura - Constancia Comprobante Fiscal Electrónico - Solicitud".

Paso 3: Confirmar datos

El sistema te mostrará los datos fiscales de tu empresa. Confirmá que son correctos marcando la casilla correspondiente.

Paso 4: Seleccionar tipo y cantidad

Indicá el tipo de comprobante para el cual solicitás la autorización de emisión (e-Factura, e-Ticket, etc.) y la cantidad de números que necesitás (mínimo 100).

Importante: este proceso debe repetirse para cada tipo de comprobante que quieras emitir.

Paso 5: Descargar el archivo CAE

Una vez confirmada la solicitud, el sistema generará el archivo XML del CAE, que podés descargar inmediatamente. Guardá este archivo en tu computadora, ya que lo necesitarás para cargar en tu sistema de facturación electrónica.

También te genera una constancia de la solicitud en formato PDF, para que conserves como respaldo de la gestión realizada.

Paso 6: Cargar el CAE en tu sistema de facturación

El último paso es cargar el archivo XML en tu sistema de facturación electrónica, debes enviárselo a tu proveedor de facturación electrónica. Si utilizas BILL, envialo a soporte@bill.uy. Esto habilita al sistema a utilizar el rango de números autorizados para emitir comprobantes válidos.

Preguntas frecuentes sobre el CAE

¿Cuántos números de CAE debo solicitar?

Dependiendo del volumen de facturación de tu empresa, considerá un aproximado de lo que puedas facturar en 2 años. Si facturás poco, con 100 o 500 puede ser suficiente. Si tenés mucha operativa, conviene solicitar rangos más amplios para no tener que renovar con frecuencia.

¿Puedo usar un CAE para varios tipos de comprobantes?

No, cada tipo de comprobante requiere su propio archivo CAE. Si emitís e-Facturas y e-Tickets, necesitás dos CAE diferentes.

¿Qué pasa si se vence el CAE?

Cuando un CAE vence (después de 2 años de emitido el archivo), todos los números no utilizados deben ser anulados e informados en el reporte diario que tu sistema de facturación envía a la DGI. No pueden quedar números "en el aire" sin usar.

Si precisas emitir más comprobantes de ese tipo y te quedaste sin CAE, debés solicitar un nuevo CAE para seguir facturando. Este proceso es igual al inicial: ingresás a Servicios en Línea, solicitás una nueva constancia y cargás el archivo en tu sistema de facturación.

¿Qué pasa si se me acaban los números antes de que venza el CAE?

Simplemente solicitás un nuevo CAE con más números. No es necesario esperar al vencimiento para solicitar más a DGI, podes hacerlo en cualquier momento.

¿Puedo consultar mis CAE activos?

Sí, en la página web de servicios en línea de la DGI, dentro de la sección “Constancias” existe la opción "eFactura - CAE - Consulta Autorizaciones Emitidas" donde podés ver todas las constancias emitidas y su estado.

¿Cómo verifico si un comprobante es válido?

Podés utilizar la herramienta de "Verificación CFE" en el portal de eFactura de la DGI. Ingresás los siguientes datos del comprobante físico: número de RUT del emisor, tipo de comprobante, serie y número de comprobante, y el código de seguridad (lo encontrás cerca del código QR que está en el comprobante físico). El sistema te indica si el comprobante está asociado a un CAE autorizado y fue recibido por DGI.

Conclusión: el CAE es la llave de la facturación electrónica

El CAE es mucho más que un archivo técnico: es el permiso oficial que te habilita a emitir comprobantes fiscales electrónicos con validez legal en Uruguay. Sin él, tu sistema no puede funcionar.

Entender qué es, cómo solicitarlo, gestionarlo correctamente y renovarlo a tiempo es fundamental para poder facturar y cumplir con tus obligaciones tributarias.

Si tenés dudas sobre cómo gestionar tus CAE o necesitás asesoramiento para ingresar al régimen de facturación electrónica, no dudes en contactarte con BILL. Con BILL simplificás la facturación electrónica de tu empresa y gestionás tus CAE de forma simple. Conocé nuestras soluciones hoy.