Registrar un cliente en Bill te permite mantener organizada la información de las personas y empresas con las que trabajas. Una vez creado, podrás seleccionarlo rápidamente al emitir comprobantes, consultar su historial de operaciones y acceder a su estado de cuenta desde un único lugar.

Si bien es posible crear un cliente al momento de emitir un comprobante, también podés registrarlo previamente para mantener tu cartera de clientes organizada.

¿Para qué sirve crear un cliente?

Registrar tus clientes en Bill ofrece varias ventajas:

• Agiliza la emisión de comprobantes al no tener que ingresar los datos cada vez.

• Mantiene centralizada la información de contacto de cada cliente.

• Permite consultar el historial de comprobantes emitidos.

• Facilita el seguimiento del estado de cuenta de cada cliente.

• Reduce errores al reutilizar información previamente registrada.

Con el tiempo, esta información se convierte en un historial comercial que facilita la gestión diaria del negocio.

Cómo crear un cliente

Para registrar un nuevo cliente:

1. Ingresá al menú Clientes.

2. Hacé clic en + Nuevo cliente.

3. Completá la información solicitada.

4. Hacé clic en Crear cliente.

Una vez creado, el cliente quedará disponible para seleccionarlo al emitir comprobantes, consultar su historial comercial y acceder a su estado de cuenta.

Consulta automática de RUT

Si el cliente es una empresa uruguaya y conocés su RUT, podés utilizar la Consulta automática de RUT.

Solo tenés que ingresar el número de RUT y hacer clic en Consultar. Bill completará automáticamente los datos de la empresa registrados ante la DGI, evitando errores de escritura y ahorrando tiempo.

Antes de guardar el cliente, podrás verificar toda la información, corregir cualquier dato si fuera necesario y luego confirmar su creación.

Si preferís, también podés completar la información manualmente.

Información que podés registrar al crear un cliente

Al crear un cliente en Bill, podrás registrar toda la información necesaria para identificarlos y mantener organizada tu cartera comercial.. Algunos campos son obligatorios para emitir determinados tipos de comprobantes, mientras que otros son opcionales y te permiten mantener un registro más completo.

A continuación, te explicamos qué significa cada uno de los datos solicitados al crear un cliente y cómo puede ayudarte a gestionar mejor la información de tu empresa.

Los datos están organizados en 3 secciones:

• Datos de identificación del cliente.

• Datos del domicilio del cliente.

• Datos de contacto del cliente.

Datos de identificación del cliente.

Tipo de documento

Seleccioná el tipo de documento que identifica al cliente.

• RUT: para empresas uruguayas.

• Número de Identificación Fiscal Extranjero (NIFE): para empresas del exterior.

• Cédula de identidad: para personas uruguayas.

• DNI: para personas extranjeras de Argentina, Brasil, Chile o Paraguay, exclusivamente.

• Pasaporte: para personas extranjeras de otros países.

El tipo de documento seleccionado determina qué tipo de comprobante electrónico corresponde emitir al cliente.

País emisor del documento

Seleccioná el país que emitió el documento de identificación del cliente.

Si el tipo de documento seleccionado es RUT o CI, Bill selecciona automáticamente Uruguay. Para los otros tipos de documentos deberás seleccionarlo vos.

Número de documento

Ingresá el número correspondiente al documento seleccionado.

En el caso de personas uruguayas, corresponde ingresar el número de CI.

En el caso de empresas uruguayas, corresponde ingresar el número de RUT. Si utilizaste la consulta automática de RUT, este campo se completará automáticamente.

Nombre o denominación

Ingresá el nombre o denominación legal del cliente.

• Si es una empresa, escribí la razón social.

• Si es una persona física, escribí su nombre completo.

Este será el nombre que aparecerá en los comprobantes emitidos.

Nombre de fantasía (opcional)

Permite registrar el nombre comercial con el que el cliente es conocido cuando es diferente de su razón social.

Por ejemplo:

• Razón social: Administración Nacional de Usinas y Trasmisiones Eléctricas.

• Nombre de fantasía: UTE.

Datos del domicilio del cliente.

País

Seleccioná el país donde se encuentra el domicilio del cliente.

Departamento / Provincia / Estado

Ingresá el departamento, la provincia o el estado correspondiente al domicilio del cliente, según la estructura geográfica correspondiente al país.

• Departamento, si el país es por ejemplo Uruguay.

• Provincia, si el país es por ejemplo Argentina.

• Estado, si el país es por ejemplo Estados Unidos.

Ciudad / Localidad

Indicá la ciudad o localidad correspondiente al domicilio del cliente, según la estructura geográfica correspondiente al país.

Dirección

Ingresá la calle y el número de puerta.

También podés incluir apartamento, oficina u otra referencia. Es un campo de texto libre.

Código postal (opcional)

Permite registrar el código postal del domicilio del cliente.

Datos de contacto del cliente.

Esta información facilita la comunicación con el cliente y el envío automático de comprobantes.

Nombre de contacto (opcional)

Si tu cliente es una empresa, podés registrar el nombre de la persona de contacto dentro de la empresa.

Email de contacto (opcional)

Podés registrar el email de contacto con tu cliente, como referencia para futuras comunicaciones.

Email para envío de facturas (opcional)

Indicá la dirección de correo donde el cliente desea recibir los comprobantes electrónicos que le emitas.

Este correo puede ser diferente al correo de contacto. Algunas empresas utilizan un correo específico para recibir facturas, como facturas@empresa.com, mientras que el correo de contacto corresponde a otra persona o sector, como contacto@empresa.com.

Si activas la opción Enviar facturas automáticamente por email, Bill se encargará de enviar automáticamente cada comprobante que emitas a la dirección de correo indicada, evitando que tengas que descargar el PDF, redactar un correo electrónico y enviarlo manualmente. Esto te permite ahorrar tiempo y asegurarte de que tus clientes reciban sus comprobantes de forma rápida y consistente.

Teléfono (opcional)

Registrá el número de teléfono o celular del cliente. Puede resultarte útil para futuras comunicaciones.

Adenda (opcional)

La adenda es un texto que se incorpora automáticamente al final de cada comprobante electrónico emitido, dentro de un recuadro.

La adenda permite definir un texto fijo que se incluirá automáticamente en todos los comprobantes emitidos para ese cliente.

Puede utilizarse para agregar información específica, como una referencia comercial, un número de orden de compra, medios de pago o cualquier otra observación que deba aparecer en cada comprobante.

Importante: la adenda tiene un máximo de 150 caracteres.

¡Listo! El cliente ya quedó registrado en Bill y estará disponible para utilizarlo cada vez que emitas un comprobante.

¿Qué podés hacer después de crear un cliente?

Una vez creado el cliente, podrás:

• Emitir comprobantes sin volver a ingresar sus datos.

• Consultar el historial de comprobantes emitidos.

• Acceder a su estado de cuenta para conocer saldos pendientes y operaciones registradas.

Si más adelante necesitás actualizar alguno de sus datos, podés hacerlo en cualquier momento editando su ficha.

Preguntas frecuentes

¿De dónde obtengo los datos para crear un cliente?

Los datos necesarios para crear un cliente deben ser proporcionados por el propio cliente.

Si se trata de una empresa uruguaya, podés solicitarle su RUT y utilizar la Consulta automática de RUT para que Bill complete automáticamente la mayor parte de la información registrada ante la DGI.

Los demás datos, como la persona de contacto, el correo electrónico o el teléfono, deberás solicitárselos directamente al cliente.

¿Es obligatorio crear un cliente antes de facturar?

No. Si preferís, podés crear el cliente mientras emitís un comprobante. Sin embargo, registrarlo previamente ayuda a mantener la información organizada y agiliza el proceso de facturación.

¿Puedo crear un cliente aunque todavía no vaya a emitirle un comprobante?

Sí. Podés registrar clientes en cualquier momento para mantener organizada tu cartera comercial y tener la información pronta cuando necesites emitir un comprobante.

¿Puedo modificar los datos de un cliente después de crearlo?

Sí. Podés editar la información del cliente en cualquier momento desde la sección Clientes.

¿Puedo tener dos clientes con el mismo RUT o documento?

No. Cada cliente debe tener un documento de identificación único. Esto evita registros duplicados y ayuda a mantener la información organizada.

¿Qué ocurre si un cliente deja de operar conmigo?

Su información permanecerá registrada en Bill junto con el historial de comprobantes emitidos. Esto permite conservar el historial de operaciones realizadas con ese cliente y consultarlo cuando sea necesario.

¿Qué diferencia hay entre el correo de contacto y el correo para envío de facturas?

El correo de contacto sirve como referencia para comunicarte con el cliente. En cambio, el correo para envío de facturas es la dirección donde Bill enviará automáticamente los comprobantes electrónicos si tenés activada esa opción.

Conclusión

Registrar correctamente tus clientes desde el inicio te permitirá mantener un historial comercial ordenado, agilizar la emisión de comprobantes y acceder rápidamente a toda la información de cada cliente cuando la necesites.