¿Qué hacer si DGI rechaza tu comprobante en facturación electrónica? Guía paso a paso

Un comprobante en estado "rechazado" por la DGI pierde validez legal por completo, por lo que no se puede usar para respaldar operaciones, ingresos, gastos, ni créditos fiscales de IVA. En sistemas de facturación electrónica como Bill, estos incidentes son poco comunes, pero saber actuar de manera correcta y oportuna evita complicaciones en tu liquidación mensual de impuestos, Declaraciones Juradas y contabilidad.

¿Por qué un comprobante electrónico puede ser rechazado por parte de DGI?

Los motivos por los cuales la DGI rechaza un CFE (Comprobante Fiscal Electrónico) están relacionados con errores detectados en validación automática. Los más frecuentes son:

• Datos incorrectos en el número de RUT del receptor.

• Montos atípicos.

• Estructura del XML inválida.

• Comprobate duplicado.

• Fecha anterior al último reporte diario enviado.

¿Qué implica el rechazo de un comprobante electrónico por parte de DGI?

Un comprobante que fue rechazado por DGI equivale a un comprobante no emitido, queda sin efecto legal, por lo que no se puede usar para respaldar operaciones. Entonces:

• No documenta ingresos válidos para tu empresa. Esto generará diferencias en las Declaraciones Juradas presentadas a DGI, en el cálculo y pago de impuestos, y en los registros contables.

• No permite que el receptor haga deducciones. No figurará como un comprobante electrónico recibido por parte de tu cliente, por lo que no podrá deducir el gasto ni el IVA en su liquidación de impuestos.

Para solucionarlo, debes volver a emitir el comprobante.

¿Qué pasos debes seguir en Bill si ves un comprobante en estado "rechazado"?

• Identifica el motivo: ponte en contacto con soporte@bill.uy y consulta el motivo de rechazo del comprobante en cuestión, para no volver a cometer el mismo error si el motivo fue un error de emisión.

• Vuelve a emitir el comprobante: crea un nuevo comprobante teniendo en cuenta de corregir los datos erróneos que tenía el comprobante anterior. No uses el comprobante rechazado, ya que no tiene validez legal.

• Notifica al cliente: ponte en contacto con el receptor de ese comprobante (a quien le facturaste), explicando que el comprobante fue rechazado y enviale el nuevo comprobante que lo sustituye.

• Monitorea el estado: realiza un seguimiento del nuevo comprobante emitido, para asegurarte de que esta vez no haya problemas y el mismo sea aceptado por DGI.

¿Cómo sé si un comprobante electrónico fue rechazado o aprobado por DGI?

Cuando emitís un comprobante electrónico en Bill, el mismo queda en estado “Enviado” a DGI. Luego, el mismo es procesado por parte de DGI y en 24hrs verás actualizado su estado final que podrá ser “Aprobado” o “Rechazado”. Revisa periódicamente tu listado de comprobantes emitidos para estar al tanto.

Si un comprobante electrónico es rechazado por DGI, te enviaremos una alerta que te aparecerá destacada en la pantalla inicial al ingresar a tu cuenta de Bill.

¿Necesitas ayuda con un caso específico en Bill? Contactanos a soporte@bill.uy para revisarlo juntos y poder ayudarte.