Si tu empresa es una Sociedad (no Unipersonal), te van a pedir un certificado notarial para poder tramitar o renovar el certificado digital que se usa para facturar electrónicamente. Esto aplica para SAS, SA, SRL, Sociedad de hecho, entre otras.

Si aún no comprendes exactamente qué es, no te preocupes. En esta guía completa te explicaremos en términos claros qué es un certificado notarial, para qué sirve, en qué casos lo necesitás y cómo obtenerlo.

¿Qué es el certificado notarial y quién lo hace?

Un certificado notarial es un documento emitido por un/a Escribano/a donde deja constancia de los datos de identificación de la sociedad y de quiénes son los representantes legales vigentes (es decir, las personas autorizadas para realizar trámites en nombre de la empresa).

El certificado notarial se realiza en papel notarial y va firmado por el/la Escribano/a.

¿Por qué se precisa el certificado notarial?

En el régimen de facturación electrónica, para asegurar la validez de los comprobantes electrónicos se utiliza un certificado digital. El certificado digital funciona como una firma digital de tu empresa: se instala en tu sistema de facturación electrónica y cada factura que emitís queda “firmada” automáticamente con el certificado, garantizando que fue emitida realmente por tu empresa y que no fue modificada luego de emitida.

Las empresas que emiten certificados digitales deben corroborar que la persona que lo solicita tiene facultades para hacerlo (o sea, que está habilitada a actuar por esa empresa). El certificado notarial es un documento que acredita esa representación del solicitante, es decir, demuestra que esa persona tiene facultades para gestionar el certificado digital de la empresa.

La persona que figura como solicitante en el formulario web debe ser la misma que aparece autorizada en el certificado notarial y la que se presenta con su documento de identidad al momento de completar el trámite en el local habilitado por el proveedor (por ejemplo, Abitab, Antel o Correo uruguayo).

¿Qué información contiene el certificado notarial?

En la práctica, estos son los datos que el certificado notarial tiene que cubrir para que el proveedor del certificado digital lo acepte sin observaciones:

• Datos de identificación de la empresa: Razón Social, número de RUT, número de empresa en BPS, domicilio fiscal y constituido, teléfono de contacto, objeto social, datos de constitución y plazo.

• Datos del solicitante: nombre completo tal como figura en su documento, número de documento de identidad, y vínculo con la empresa (director/representante legal/administrador/funcionario/gestor).

• Datos de contacto: teléfono, email del solicitante y el correo electrónico declarado en la solicitud, para notificaciones.

• Destino del certificado: suele expedirse “para su presentación” ante la entidad correspondiente (por ejemplo, Abitab S.A.).

• Fecha de emisión: no debería tener más de 30 días desde su emisión al momento de presentarse para realizar el pago y completar el trámite de solicitud del certificado digital.

¿Qué empresas precisan el certificado notarial?

El certificado notarial se pide para acreditar la representación del solicitante, es decir, demostrar que esa persona tiene facultades para gestionar el certificado digital de la empresa.

Unipersonales: No precisan certificado notarial

En una empresa Unipersonal no existe una persona jurídica distinta: el contribuyente es la persona física titular. Por lo tanto, si el trámite de solicitud del certificado digital lo hace el propio titular, no hay representación que acreditar mediante certificado notarial. El titular de la empresa (persona física) se identifica directamente con su documento de identidad para solicitar el certificado.

Si el trámite de una Unipersonal lo hace un tercero (por ejemplo, un gestor o apoderado), el proveedor le va a solicitar un certificado notarial para respaldar esa actuación en nombre del titular, sólo en esos casos en que no se presenta el titular a completar el trámite.

Sociedades - Precisan certificado notarial

Las sociedades (por ejemplo SAS, SA, SRL, Sociedad de hecho, entre otras) actúan a través de representantes (director, administrador, apoderado, gestor), porque la sociedad es una persona jurídica con identidad propia, separada de las personas físicas que la integran.

Por lo tanto, cuando una persona física actúa en nombre de la empresa (persona jurídica), debe acreditar su facultad para hacerlo. Por eso, al gestionar el certificado digital para facturación electrónica, el proveedor solicita un certificado notarial que acredite la representación del solicitante.

¿Cada cuánto tiempo se precisa un nuevo certificado notarial?

El certificado notarial no debe tener más de 30 días desde su emisión al momento de presentarse para realizar el pago y completar el trámite de solicitud del certificado digital, dado que los representantes de la empresa pueden cambiar a lo largo del tiempo. Por eso, se precisa un certificado notarial vigente cada vez que se solicita un nuevo certificado digital.

Para las sociedades suele convenir pedir el certificado digital que tiene 2 años de vigencia, para amortizar el costo asociado al certificado notarial.

¿Cómo obtengo el certificado notarial?

Para que no se trabe el proceso de ingreso de tu empresa al régimen de facturación electrónica o se suspenda la facturación electrónica de tu empresa, lo ideal es prever este punto con tiempo. En Bill contamos con una Escribana en el equipo que puede prepararte el certificado notarial si lo precisás (tiene costo), ponete en contacto con nosotros y te lo gestionamos cuanto antes.