La diferencia entre un catálogo de productos y un inventario es que el catálogo organiza los productos o servicios que una empresa ofrece, mientras que el inventario controla las existencias físicas disponibles para vender y su costo.

Aunque muchas personas usan ambos términos como si fueran sinónimos, en realidad cumplen funciones diferentes.

Entender esta diferencia te ayudará a mantener tu información organizada, controlar mejor el stock y analizar la rentabilidad de tu negocio.

En este artículo te explicamos qué es un catálogo de productos, qué es un inventario, cuándo se utiliza cada uno y cómo funcionan dentro de Bill.

En este artículo encontrarás:

• Qué es un catálogo de productos.

• Qué es un inventario de productos.

• Diferencias entre catálogo e inventario.

• Cómo funcionan ambos módulos en Bill.

• Cómo Bill calcula automáticamente el costo de venta.

• Qué empresas necesitan usar el módulo de inventario.

¿Qué es un catálogo de productos?

Un catálogo de productos es la lista de todos los productos y servicios que ofrece una empresa.

Su función principal es reunir la información comercial de cada producto para facilitar las ventas y la facturación.

Para cada producto del catálogo definirías información como:

• Nombre.

• Precio de venta.

• Impuesto aplicable (IVA).

• Categoría.

• Unidad de medida.

• Imagen.

Ejemplo: supongamos que tenés un e-commerce de ropa, en el catálogo crearías productos como:

• Remera de manga corta.

• Remera de manga larga.

• Buzo con capucha.

• Jean.

En otras palabras, el catálogo responde a la pregunta: ¿Qué vende mi empresa?

Todavía no estamos hablando de cuántas unidades hay disponibles. Simplemente estamos definiendo los productos que forman parte de la oferta de la empresa.

¿Qué es un inventario de productos?

Un inventario de productos es la lista de todas las existencias físicas que tiene disponibles una empresa para vender o utilizar en su operación.

Su función principal es reunir la información de compra y disponibilidad de cada producto.

Para cada producto del inventario definirías información como:

• Producto del catálogo relacionado.

• Cantidad disponible.

• Precio de compra de cada unidad.

• Fecha de compra.

Ejemplo: volviendo al ejemplo del e-commerce de ropa, imaginemos que recibís mercadería de tu proveedor.

Primera compra:

• Fecha de ingreso: 15 de julio

• Producto: remeras de manga corta

• Cantidad: 30

• Precio unitario: $390

Segunda compra:

• Fecha de ingreso: 15 de octubre

• Producto: remeras de manga corta

• Cantidad: 30

• Precio unitario: $410

Aunque ambas compras corresponden al mismo producto del catálogo, cada ingreso del producto en el inventario tiene su costo correspondiente.

Ahora ya no solo sabes qué productos vendes, sino también cuántas unidades tienes disponibles de cada uno y a cuánto las compraste.

En otras palabras, el inventario responde a la pregunta: ¿Qué tiene disponible para vender en este momento mi empresa?

La diferencia entre catálogo e inventario

Aunque ambos conceptos están relacionados, cumplen funciones distintas. El catálogo define los productos que ofreces, mientras que el inventario controla las existencias disponibles.

Siguiendo con el ejemplo del e-commerce de ropa:

Cuando un cliente entra a tu tienda online, ve la remera de manga corta y decide comprar una unidad. El producto sigue existiendo dentro del catálogo, continúas ofreciendo esa remera a futuros clientes. Lo único que cambia es el inventario, si antes tenías 30 unidades, ahora quedan 29.

¿Por qué Bill separa el catálogo del inventario?

En Bill ambos conceptos se administran por separado porque resuelven necesidades diferentes.

Primero creas el producto dentro del Catálogo, donde defines toda su información comercial.

Si ese producto requiere control de stock, luego puedes crear el correspondiente artículo de inventario, que será el encargado de administrar las existencias.

Esta separación hace que la plataforma se adapte tanto a empresas de servicios como a empresas que venden productos físicos. Una empresa que únicamente vende servicios, solo utilizará el catálogo de productos y no el inventario. Mientras que una empresa que vende productos, utilizará ambos módulos.

Además, Bill te permite registrar por separado cada ingreso de mercadería al inventario. De esta forma, un mismo producto puede conservar distintos costos de compra según cuándo fue adquirido, facilitando un cálculo más preciso del costo de ventas.

Cómo funciona el catálogo de productos en Bill

Dentro del módulo Productos → Catálogo, podés crear todos los productos y servicios que ofrece tu empresa.

Cada producto almacena información como:

• Nombre

• Estado (activo, inactivo, discontinuado)

• Categoría

• Unidad de medida (unidad, kilos, litros, metros, etc).

• Moneda de venta

• Precio de venta

• Impuestos aplicables (IVA).

• Imagen

Luego podrás seleccionarlo rápidamente al emitir una factura, evitando ingresar la información manualmente en cada venta.

Cómo funciona el inventario de productos en Bill

Una vez creado el producto, puedes dar de alta las existencias dentro del módulo Productos → Inventario para comenzar a controlar el stock y costo de venta.

Por ejemplo, podrías registrar que el 15 de julio ingresaron:

• 30 remeras de manga corta

• costo unitario: $390

Tres meses después, el 15 de octubre, volvés a comprar el mismo producto, pero ahora:

• 50 remeras de manga corta

• costo unitario: $410

Aunque ambas compras corresponden al mismo producto del catálogo, Bill conserva cada ingreso del producto en el inventario con su costo correspondiente.

¿Qué sucede cuando vendes un producto?

Cada vez que factures una venta de un producto, Bill descontará automáticamente esas unidades del inventario.

Además, calculará el costo asociado a esa venta utilizando el método de valuación de inventario configurado por la empresa. Los métodos disponibles en Bill son:

• Primero en entrar, primero en salir (FIFO): si la empresa elige este método, se considera el costo de las unidades que ingresaron primero al inventario.

• Precio promedio ponderado (PPP): si la empresa elige este método, el costo se calcula a partir del promedio de todas las existencias disponibles.

De esta forma, no solo sabes cuántas unidades quedan en stock, sino también cuál fue el costo real de los productos vendidos.

Siguiendo con el ejemplo del e-commerce de ropa, en el inventario tenés inicialmente 80 remeras de manga corta:

• 30 remeras de manga corta a un costo de $390 cada una, que ingresaron el 15 de julio.

• 50 remeras de manga corta a un costo de $410 cada una, que ingresaron el 15 de octubre.

Supongamos que el 20 de octubre vendés 50 remeras de manga corta:

A) Si la empresa eligió el método FIFO, esa venta tendrá asociado un costo total de $19.900. Bill calculará automáticamente el costo de la siguiente manera:

• 30 remeras a $390 = $11.700

• 20 remeras a $410 = $8.200

B) Si la empresa eligió el método PPP, esa venta tendrá asociado un costo total de $20.125. Bill calculará automáticamente el costo de la siguiente manera:

• 30 remeras a $390 = $11.700

• 50 remeras a $410 = $20.500

• Costo total 80 remeras = $32.200 → Costo unitario promedio por remera $402,5

¿Qué empresas deberían usar el módulo de inventario?

El módulo de inventario resulta especialmente útil para empresas que venden productos físicos, por ejemplo:

• e-commerce

• tiendas de ropa

• ferreterías

• farmacias

• distribuidoras

• supermercados

• casas de repuestos

Si tu empresa únicamente presta servicios, probablemente sea suficiente con utilizar el catálogo de productos y servicios.

Conclusión

Cuando agregas un nuevo producto a la venta, primero lo incorporás al catálogo, porque necesitas definir su nombre, precio, impuestos y demás información comercial.

Cuando compras mercadería y ese producto llega a tu depósito, la registras en el inventario, indicando cuántas unidades ingresaron y cuál fue su costo.

Cada vez que realizas una venta, el catálogo permanece igual —sigues ofreciendo ese producto—, mientras que el inventario se actualiza automáticamente para reflejar las unidades disponibles y calcular el costo correspondiente.

En definitiva, el catálogo te ayuda a organizar lo que vendes; el inventario te ayuda a controlar lo que tenés disponible.

En Bill ambos módulos trabajan de forma integrada para que puedas administrar tus productos, emitir facturas y llevar un control preciso del stock desde una única plataforma.

Preguntas frecuentes:

¿Todos los productos del catálogo deben estar en el inventario?

No, solo aquellos cuyo stock deseas controlar.

¿Puedo usar Bill sin controlar inventario?

Sí, si tu empresa vende únicamente servicios, puedes utilizar solo el catálogo para organizar tus productos y emitir facturas.

¿Qué pasa si compro el mismo producto a distintos precios?

Bill te permite registrar cada ingreso de mercadería por separado y calcula automáticamente el costo de cada venta según el método de valuación configurado (FIFO —primero en entrar, primero en salir— o PPP —precio promedio ponderado—).

¿Qué método de valuación de inventario utiliza Bill?

Bill permite elegir entre FIFO (Primero en Entrar, Primero en Salir) y PPP (Precio Promedio Ponderado).

¿Cuál es la diferencia entre el precio de compra y el precio de venta?

El precio de compra es el importe que pagas a tu proveedor por adquirir un producto. En Bill, ese valor se registra en el módulo de “inventario” al ingresar mercadería.

El precio de venta es el importe al que vendes ese producto a tus clientes. En Bill, ese valor lo configurás en el módulo de “catálogo”.

La diferencia entre ambos es el márgen de ganancia bruto.

¿El stock se actualiza automáticamente cuando emito una factura?

Sí, cuando facturas la venta de un producto asociado al inventario, Bill descuenta automáticamente las unidades vendidas y calcula el costo correspondiente.

¿Debo calcular el costo de venta de mis productos?

Sí, conocer el costo de venta es fundamental para calcular la rentabilidad de tu negocio. Si utilizas el módulo de inventario de Bill, el sistema calcula automáticamente el costo de cada venta según el método de valuación configurado por la empresa, evitando cálculos manuales y reduciendo errores.