Inventario
Aprende qué es un catálogo de productos, qué es un inventario, cuáles son las diferencias entre ambos, cuándo utilizar cada uno y cómo Bill te ayuda a gestionar el stock y calcular automáticamente el costo de cada venta.
La diferencia entre un catálogo de productos y un inventario es que el catálogo organiza los productos o servicios que una empresa ofrece, mientras que el inventario permite controlar las existencias y los movimientos de esos productos.
Aunque muchas personas usan ambos términos como si fueran sinónimos, en realidad cumplen funciones diferentes.
Entender esta diferencia te ayudará a mantener tu información organizada, controlar mejor el stock y analizar la rentabilidad de tu negocio.
En este artículo te explicamos qué es un catálogo de productos, qué es un inventario, qué relación existe entre ambos y cómo funcionan dentro de Bill.
En este artículo encontrarás:
Qué es un catálogo de productos.
Qué es un inventario de productos.
Diferencias entre catálogo e inventario.
Cómo funcionan ambos módulos en Bill.
Qué empresas necesitan usar el módulo de inventario.
¿Qué es un catálogo de productos?
Un Catálogo es la lista de todos los productos y servicios que ofrece una empresa.
Su función principal es reunir la información comercial de cada producto para facilitar las ventas y la facturación.
Desde Productos → Catálogo → Nuevo producto podés crear un producto y cargar la información que necesitás para utilizarlo al momento de facturar, como:
Nombre.
Precio de venta.
Impuesto aplicable (IVA).
Categoría.
Unidad de medida.
Imagen.
Controlar stock (si o no).
Ejemplo: supongamos que tenés un e-commerce de ropa, en el Catálogo crearías productos como:
Remera de manga corta.
Remera de manga larga.
Buzo con capucha.
Jean.
Una vez creado, el producto queda disponible en el Catálogo para utilizarlo en las operaciones de la empresa. En otras palabras, el Catálogo responde a la pregunta: ¿Qué vende mi empresa?
Todavía no estamos hablando de cuántas unidades hay disponibles. Simplemente estamos definiendo los productos que forman parte de la oferta de la empresa.
¿Qué es un inventario de productos?
El Inventario permite controlar las cantidades disponibles de los productos del Catálogo y registrar sus movimientos.
Pero hay algo importante: No tenés que crear nuevamente el producto en el Inventario. El producto se crea en el Catálogo y, al activar la opción de control de stock, queda vinculado al Inventario.
De esta forma, un mismo producto puede tener:
Información comercial y de facturación en el Catálogo.
Información de existencias y movimientos en el Inventario.
Esto evita duplicar información y permite que catálogo, facturación, compras e inventario trabajen sobre los mismos productos.
La función principal del Inventario es reunir la información de compra y disponibilidad de cada producto.
Ejemplo: volviendo al ejemplo del e-commerce de ropa, imaginemos que creás el producto “Remera de manga corta” en el Catálogo y activás la opción de control de stock. Ese mismo producto estará disponible también en el Inventario para gestionar los movimientos.
Ahora ya no solo sabes qué productos vendes, sino también cuántas unidades tienes disponibles de cada uno y a cuánto las compraste.
En otras palabras, el inventario responde a la pregunta: ¿Qué tiene disponible para vender en este momento mi empresa?
¿Qué significa "¿Querés llevar el control de stock?"?
Al crear un producto en el Catálogo, Bill te pregunta: ¿Querés llevar el control de stock?
Esta opción te permite decidir si querés que Bill cree el producto en el Inventario y controle las cantidades disponibles de ese producto.
Si no activás el control de stock
El producto:
queda creado en el Catálogo,
puede utilizarse para facturar,
no se incorpora al Inventario,
Bill no realiza el seguimiento de sus existencias.
Es una opción útil para servicios, productos que no necesitan control de existencias o conceptos que la empresa factura pero cuyo stock no necesita gestionar.
Si activás el control de stock
El producto:
queda creado en el Catálogo,
puede utilizarse para facturar,
queda creado en el Inventario,
Bill realiza el seguimiento de sus existencias y movimientos.
A partir de ese momento podés:
registrar un stock inicial,
registrar entradas de stock,
registrar salidas de stock,
consultar movimientos,
gestionar los costos asociados a las entradas,
consultar las existencias actuales.
Y algo importante: activar el control de stock no significa que tengas que ingresar unidades inmediatamente. Podés crear el producto con control de stock y comenzar con stock cero.
¿Tengo que crear el producto dos veces?
No. Esta es una de las principales ventajas del funcionamiento de Catálogo e Inventario en Bill. El producto se crea una sola vez.
Por ejemplo:
Creás "Remera de manga corta" en el Catálogo.
Activás el control de stock.
El mismo producto queda disponible en Inventario.
No necesitás crear "Remera de manga corta" nuevamente en el Inventario. Es un único producto con información comercial y de inventario vinculada.
La diferencia entre catálogo e inventario
Aunque ambos módulos están relacionados, y trabajan sobre el mismo producto, cumplen funciones distintas.
Catálogo de productos | Inventario de productos |
|---|---|
Controla qué vende la empresa. | Controla qué unidades hay disponibles. |
Contiene todos los productos y servicios. | Contiene únicamente los productos con control de stock. |
Incluye información de venta. | Incluye información de compra. |
Se utiliza para vender y facturar. | Se utiliza para controlar el stock y calcular el costo de las ventas. |
Podemos resumirlo así:
Catálogo: Define qué producto o servicio comercializa la empresa y cómo se utiliza para facturar.
Inventario: Controla las cantidades, movimientos y costos asociados a los productos que tienen activado el control de stock.
Siguiendo con el ejemplo:
Cuando un cliente entra a tu tienda online, ve la remera de manga corta y decide comprar una unidad. El producto sigue existiendo dentro del catálogo, continúas ofreciendo esa remera a futuros clientes. Lo único que cambia es el inventario, si antes tenías 30 unidades, ahora quedan 29.
¿Por qué Bill separa el módulo de catálogo del módulo de inventario?
En Bill, el Catálogo y el Inventario cumplen funciones diferentes, pero están vinculados entre sí.
Primero creás el producto o servicio dentro del Catálogo, donde definís su información comercial y los datos que se utilizarán al momento de facturar.
Al crear el producto, podés decidir si querés llevar el control de stock.
Si activás esta opción, ese mismo producto queda creado en el Inventario, donde podrás controlar sus existencias y registrar sus movimientos (entradas y salidas).
No es necesario crear el producto dos veces. Es un único producto que puede utilizarse tanto para facturar como para gestionar su stock.
Esta forma de funcionamiento permite que Bill se adapte a distintos tipos de empresas. Por ejemplo:
Una empresa que vende servicios puede crear sus servicios en el Catálogo sin necesidad de llevar un control de stock, solo utilizará el Catálogo de productos y no el Inventario.
Una empresa que comercializa productos puede crear sus productos en el Catálogo y activar el control de stock para aquellos productos cuyas existencias necesita controlar, utilizando ambos módulos (Catálogo e Inventario).
¿Por qué es útil tener el catálogo y el inventario vinculados?
Porque evita tener que cargar la misma información varias veces. En lugar de crear un producto para facturar y después volver a crear ese producto para controlar su stock, en Bill lo hacés una sola vez.
Además, el mismo producto puede utilizarse en distintos procesos:
El Catálogo se usa en la Facturación
Las Compras pueden aumentar el Inventario
Las Ventas pueden disminuir el Inventario
El Inventario permite controlar las existencias
Esto permite centralizar la información y reducir tareas administrativas repetitivas.
Cómo funciona el catálogo de productos en Bill
Dentro del módulo Productos → Catálogo, podés crear todos los productos y servicios que ofrece tu empresa.
Cada producto del Catálogo almacena información como:
Nombre
Estado (activo, inactivo, discontinuado)
Categoría
Unidad de medida (unidad, kilos, litros, metros, etc).
Moneda de venta
Precio de venta
Impuestos aplicables (IVA)
Imagen
Controlar stock (si o no).
Luego de crear el producto, podrás seleccionarlo rápidamente al emitir una factura, evitando ingresar la información manualmente en cada venta.
Cómo funciona el inventario de productos en Bill
Al crear el producto en el Catálogo, podés seleccionar la opción “¿Querés llevar el control de stock?”.
Si activás el control de stock, ese mismo producto queda vinculado al Inventario y estará disponible dentro del módulo Productos → Inventario.
Desde ahí podés controlar las existencias, registrar entradas y salidas de stock, consultar los movimientos y gestionar los costos asociados a las unidades que ingresan.
Ejemplo: volviendo al ejemplo del e-commerce de ropa, podrías crear en el Catálogo el producto “remera de manga corta” y activar el control de stock.
Si ya tenés unidades disponibles, podés registrar el stock inicial de remeras de manga corta:
Fecha: 15 de julio
Cantidad: 30
Costo total: $11.700
Costo unitario: $390
Más adelante, podés comprar el mismo producto (remeras de manga corta), pero ahora:
Fecha: 15 de octubre
Cantidad: 50
Costo total: $20.500
Costo unitario: $410
Aunque ambas compras corresponden al mismo producto del inventario, Bill conserva cada ingreso del producto en el inventario con su costo correspondiente.
¿Qué sucede cuando vendes un producto?
Cada vez que factures una venta de un producto, Bill descontará automáticamente esas unidades del Inventario.
Además, calculará el costo asociado a esa venta utilizando el método de valuación de inventario configurado por la empresa. Los métodos disponibles en Bill son:
Primero en entrar, primero en salir (FIFO): si la empresa elige este método, se considera el costo de las unidades que ingresaron primero al inventario.
Precio promedio ponderado (PPP): si la empresa elige este método, el costo se calcula a partir del promedio de todas las existencias disponibles.
De esta forma, no solo sabes cuántas unidades quedan en stock, sino también cuál fue el costo real de los productos vendidos.
Siguiendo con el ejemplo del e-commerce de ropa:
En el inventario tenés inicialmente 80 remeras de manga corta:
30 remeras de manga corta a un costo de $390 cada una, que ingresaron el 15 de julio.
50 remeras de manga corta a un costo de $410 cada una, que ingresaron el 15 de octubre.
Supongamos que el 20 de octubre vendés 50 remeras de manga corta:
Si la empresa eligió el método FIFO, esa venta tendrá asociado un costo total de $19.900.
Bill calculará automáticamente el costo de la siguiente manera:
30 remeras a $390 = $11.700
20 remeras a $410 = $8.200
Si la empresa eligió el método PPP, esa venta tendrá asociado un costo total de $20.125.
Bill calculará automáticamente el costo de la siguiente manera:
30 remeras a $390 = $11.700
50 remeras a $410 = $20.500
Costo total 80 remeras = $32.200 → Costo unitario promedio por remera $402,5
¿Qué empresas deberían usar el módulo de inventario?
El módulo de Inventario resulta especialmente útil para empresas que venden productos físicos, por ejemplo:
e-commerce
tiendas de ropa
ferreterías
farmacias
distribuidoras
supermercados
casas de repuestos
Si tu empresa únicamente presta servicios, probablemente sea suficiente con utilizar el Catálogo de productos y servicios.
Conclusión
Cuando creás un nuevo producto o servicio, primero lo incorporás al Catálogo, donde definís su nombre, precio, impuestos y demás información comercial.
Si se trata de un producto cuyo stock necesitás controlar, podés activar el control de stock al momento de crearlo. A partir de ahí, ese mismo producto queda vinculado al Inventario, donde podés registrar el stock inicial, las entradas y salidas, consultar sus movimientos y gestionar los costos asociados a las unidades que ingresan.
En definitiva, el Catálogo te ayuda a definir y organizar los productos y servicios que vendés, mientras que el Inventario te ayuda a controlar los productos que tenés disponibles.
En Bill, ambos módulos están vinculados para que puedas trabajar con los mismos productos en el Catálogo, la facturación, las compras y el Inventario, evitando cargar la misma información varias veces.
Preguntas frecuentes:
¿Todos los productos del catálogo deben estar en el inventario?
No, solo aquellos cuyo stock deseas controlar. Al crear un producto podés decidir si querés llevar el control de sus existencias. Si no activás el control de stock, el producto queda disponible en el Catálogo y podés utilizarlo para facturar sin gestionar su inventario.
¿Puedo usar Bill sin controlar inventario?
Sí, podés crear productos y servicios en el Catálogo y utilizarlos para facturar sin activar el control de stock y sin usar el módulo de Inventario.
¿Qué pasa si compro el mismo producto a distintos precios?
Bill te permite registrar cada ingreso de mercadería por separado y calcula automáticamente el costo de cada venta según el método de valuación configurado (FIFO —primero en entrar, primero en salir— o PPP —precio promedio ponderado—).
¿Qué método de valuación de inventario utiliza Bill?
Bill permite elegir entre FIFO (Primero en Entrar, Primero en Salir) y PPP (Precio Promedio Ponderado).
¿Cuál es la diferencia entre el precio de compra y el precio de venta?
El precio de compra es el importe que pagas a tu proveedor por adquirir un producto.
El precio de venta es el importe al que vendes ese producto a tus clientes.
La diferencia entre ambos es el márgen de ganancia bruto.
¿El stock se actualiza automáticamente cuando emito una factura?
Sí, cuando facturas la venta de un producto que tiene activado el control de stock, Bill descuenta automáticamente las unidades vendidas del Inventario y calcula el costo correspondiente.
¿Debo calcular el costo de venta de mis productos?
Sí, conocer el costo de venta es fundamental para calcular la rentabilidad de tu negocio. Si utilizas el módulo de Inventario de Bill, el sistema calcula automáticamente el costo de cada venta según el método de valuación configurado por la empresa, evitando cálculos manuales y reduciendo errores.
